Centro de ayuda

Una "ficha de cliente" es la carpeta digital de una persona: junta en un solo lugar sus datos de contacto, lo que ha comprado, lo que se le ha cotizado, lo que ha pagado, sus conversaciones de WhatsApp, sus datos para facturar, sus direcciones y las notas que el equipo ha dejado sobre él. En Clientes ves el listado completo; al entrar a una fila se abre su ficha.

Lo primero que ves: la tira de cifras

Arriba de la ficha hay seis mosaicos con las cifras de por vida del cliente. Se calculan en el momento a partir de sus pedidos y cotizaciones, así que siempre están al día.

Las pestañas

Debajo de las cifras, la ficha se organiza en pestañas. Cada una lista lo suyo con su estado y un enlace para abrir el detalle (la cotización, el pedido, el pago o el hilo en la bandeja de conversaciones).

Contacto directo

En el encabezado, "Abrir WhatsApp" abre un chat con el teléfono del cliente en tu WhatsApp (necesita el número con lada de país, por ejemplo +52…). "Ver conversación" te lleva al hilo dentro de Ozom, donde puedes responder tú o dejar que el agente siga. El teléfono y el correo también son enlaces: un toque marca o abre tu correo.

Etiquetas

Las etiquetas son palabras libres para segmentar clientes: "vip", "mayoreo", "moroso", "zona norte"… Se agregan con "Editar" (escribe la etiqueta y pulsa Enter), se guardan en minúsculas y aparecen junto al nombre en la ficha y en el listado. En Clientes puedes filtrar por etiqueta con el selector de arriba de la tabla.

Datos fiscales y constancia

Para facturarle a un cliente hacen falta cuatro datos: RFC, razón social, código postal fiscal y régimen fiscal; el quinto, el uso de CFDI, lo elige el cliente en cada factura. La forma más rápida de llenarlos es subir su constancia de situación fiscal (el PDF del SAT) en la pestaña Datos fiscales: el sistema la lee y completa los cuatro. Si algo no se pudo leer (por ejemplo un escaneo borroso) te lo dice y lo capturas a mano con "Editar", que valida el formato del RFC y del código postal.

Cómo se crea una ficha

La mayoría de las fichas se crean solas: cuando alguien te escribe por primera vez por WhatsApp, el agente crea automáticamente su ficha y la deja ligada a esa conversación. Así, si esa misma persona vuelve a escribir la semana siguiente desde el mismo número, el sistema reconoce que es el mismo cliente y no crea una ficha duplicada — a esa conexión entre un número de WhatsApp y una ficha se le llama internamente "identidad", y queda registrada dentro de la propia ficha.

También puedes crear una ficha manualmente con el botón "Nuevo cliente" desde el listado de Clientes. Es útil para un negocio donde muchos clientes frecuentes compran en persona y nunca han escrito por chat, pero quieres guardar sus datos para futuras promociones o para tener su historial si algún día sí compran por WhatsApp.

Direcciones

Un cliente puede guardar hasta 20 direcciones distintas — su casa, su negocio, la casa de un familiar al que le manda pedidos. Desde la ficha se agregan, editan y eliminan, y una puede quedar marcada como "Predeterminada" (la estrella): es la que se propone primero al cotizar con envío. Eliminar una dirección no toca los pedidos ya creados.

Notas internas

Hay dos tipos de nota. Las "Notas de la ficha" son un texto fijo que se edita con "Editar" (preferencias, acuerdos de precio). La "Bitácora", en la pestaña Notas, guarda entradas con quién la escribió y cuándo ("llamó el martes, quiere factura") y aparecen también en la línea de tiempo. Ninguna de las dos se le muestra al cliente.

Consentimientos

Un "consentimiento" es el permiso que un cliente te dio (o no) para hacer algo puntual con sus datos o para contactarlo de cierta forma. Se registran tres tipos distintos, y cada uno cubre una cosa distinta — que un cliente te haya dado uno no significa que te haya dado los otros dos.

El listado y la exportación

El listado de Clientes muestra, además del contacto y el RFC, la última compra y el total pagado de cada cliente (con un aviso si tiene cobros pendientes) y sus etiquetas. Puedes buscar por nombre, correo, teléfono o RFC, filtrar por etiqueta y quedarte solo con los que tienen un cobro pendiente. "Exportar CSV" baja el listado con los filtros aplicados (hasta 5,000 clientes) para abrirlo en Excel o Google Sheets.

Archivar un cliente

Si un cliente ya no es relevante — se fue de la zona, dejó de comprar, o pidió que dejaras de contactarlo — puedes archivarlo desde su ficha con el botón "Archivar". El sistema te va a pedir que confirmes, precisamente para evitar que archives a alguien por error con un clic.